מדיניות פרטיות

מדיניות זו מסבירה איך ירדן שי אחזקות בע"מ, ח.פ. 516628021 (״EASY2SIGN״, ״אנחנו״) מטפלת במידע אישי בשירות EASY2SIGN, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, כפי שתוקן בתיקון מס׳ 13 (בתוקף מ-14 באוגוסט 2025), ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. מונחים שלא הוגדרו כאן מוגדרים בתנאי השימוש.

יש לנו שני תפקידים שונים, לפי סוג המידע:

• מידע על לקוחות ומשתמשים (מי שפותח חשבון ועובד בו), על מבקרים באתר ועל חיוב: כאן אנחנו בעלי השליטה במאגר וקובעים את מטרות העיבוד.
• מידע על חותמים ותוכן המסמכים שלקוח שולח לחתימה: כאן הלקוח הוא בעל השליטה במאגר, ואנחנו ״מחזיק״ שמעבד את המידע עבורו ולפי הוראותיו. אם קיבלתם מסמך לחתימה, הגורם האחראי למידע שלכם הוא העסק ששלח אליכם את המסמך, ואליו כדאי לפנות קודם בכל שאלה.

לקוחות ומשתמשים

• פרטי חשבון: שם, דואר אלקטרוני, טלפון נייד (לא חובה), שם העסק, תפקיד, סיסמה (נשמרת רק כגיבוב מוצפן, לא כטקסט), ותשובות לשאלות ההיכרות (תחום, גודל צוות ועוד), אם בחרתם לענות.
• שימוש: פעולות בחשבון, מועדי התחברות, צריכת מכסות ואנרגיה של AI פרימיום, הגדרות, מפתחות API (נשמרים כגיבוב) וכתובות Webhook.
• חיוב: החבילה, היסטוריית חיובים וחשבוניות, ואסימון (טוקן) לחיוב חוזר שספק הסליקה מנפיק, עם ארבע ספרות אחרונות ותוקף הכרטיס. איננו שומרים מספרי כרטיס אשראי או קוד CVV.
• הסכמה לתנאים: מועד ההסכמה לתנאי השימוש ולמדיניות זו והגרסה שאושרה.

חותמים (מידע שהלקוח מעלה או שהחותם מזין)

• שם, טלפון נייד ודואר אלקטרוני של החותם, ותפקידו במסמך;
• מספר תעודת זהות, כשהמסמך או הטופס מבקשים אותו;
• החתימה, ראשי התיבות והערכים שהחותם מילא בשדות המסמך;
• נתוני אימות ויומן ביקורת: מועדי פתיחה, אימות וחתימה, אמצעי האימות, כתובת IP, סוג הדפדפן והמכשיר (User Agent). קוד האימות החד-פעמי עצמו נשמר רק כגיבוב ולזמן קצר;
• סירוב לחתום והסיבה שנמסרה, אם נמסרה.

תוכן המסמכים

הקבצים שהלקוח מעלה, המסמכים החתומים, התבניות והטפסים, וכל מידע אישי שמופיע בתוכם. התוכן נקבע על ידי הלקוח, ואנחנו לא בוחנים אותו אלא אם הדבר נדרש לתמיכה שהלקוח ביקש, לאבטחה או לפי דין.

מבקרים באתר

נתונים טכניים שנדרשים להפעלת האתר ולאבטחתו, כמו כתובת IP, סוג דפדפן ומועד הבקשה.

• להפעיל את השירות: לפתוח ולנהל חשבון, לשלוח מסמכים, לאמת חותמים, להפיק PDF חתום ותעודת השלמה;
• לשלוח הודעות שירות: הזמנות לחתימה, קודי אימות, תזכורות, עדכונים על סטטוס מסמך, אימות דואר אלקטרוני ואיפוס סיסמה;
• להפעיל את כלי ה-AI כשמשתמש מבקש זאת;
• לחייב, להפיק חשבוניות ולנהל מכסות, אנרגיה של AI פרימיום, קופונים ותקופות ניסיון;
• לאבטח את השירות: למנוע הונאה ושימוש לרעה, להגביל ניסיונות, לחקור תקלות ואירועי אבטחה;
• לתת תמיכה ולענות לפניות;
• לשפר את השירות על סמך נתוני שימוש מצרפיים, בלי להשתמש בתוכן המסמכים לשם כך;
• לעמוד בחובות לפי דין ולהגן על זכויותינו בהליכים משפטיים.

אנחנו מעבדים מידע אישי רק כשיש לכך בסיס, ובעיקר:

• הסכמה וההתקשרות איתכם: פתיחת החשבון וההסכמה לתנאי השימוש ולמדיניות זו, ומתן השירות שביקשתם;
• הוראות הלקוח: לגבי מידע של חותמים ותוכן מסמכים, אנחנו פועלים כמחזיק לפי הוראות הלקוח, והלקוח אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי לאסוף את המידע ולמסור אותו לנו;
• חובה לפי דין: למשל שמירת רישומי חיוב לפי דיני המס;
• אינטרס לגיטימי: אבטחת השירות, מניעת הונאה, תיעוד ראייתי של תהליך החתימה ושיפור השירות, באופן מידתי.

אינכם חייבים על פי דין למסור לנו מידע, אבל בלי המידע הנדרש לא נוכל לפתוח חשבון או לספק את השירות. טלפון נייד ותשובות לשאלות ההיכרות הם רשות.

• העסק ששלח את המסמך הוא שקבע אילו פרטים לבקש מכם ומה ייעשה במסמך החתום. מדיניות הפרטיות שלו חלה על כך.
• אנחנו מתעדים את תהליך החתימה (כולל כתובת IP, פרטי מכשיר ומועדים) כדי שאפשר יהיה להוכיח מי חתם ומתי, ושהמסמך לא שונה אחרי החתימה. התיעוד נשמר יחד עם המסמך ונמסר לשולח ולחותמים.
• אנחנו לא משתמשים בפרטים שלכם לשיווק ולא מוכרים אותם.
• לבקשת עיון, תיקון או מחיקה פנו קודם לעסק ששלח את המסמך. אם לא הצלחתם, כתבו לנו ל-support@easy2sign.co.il ונעביר את הפנייה לעסק ונסייע ככל שנוכל.

כשמשתמש מפעיל כלי AI (ניסוח, מסמך מטקסט, בדיקת מסמך, זיהוי שדות או עוזר הוואטסאפ), הטקסט או המסמך הרלוונטי נשלחים לספק המודל (Anthropic) רק כדי להפיק את התוצר. לפי תנאי השימוש המסחריים של הספק, המידע אינו משמש לאימון המודלים שלו, ונשמר אצלו לזמן מוגבל לצורכי אבטחה ומניעת שימוש לרעה.

המשמעות: אם במסמך או בטקסט מופיעים פרטים אישיים של אנשים אחרים, למשל שם, מספר זהות, טלפון או כתובת של חותם או של צד לחוזה, גם הם יעברו לספק המודל, שמעבד את המידע בארצות הברית. באחריות הלקוח לוודא שהוא רשאי למסור את המידע הזה לצורך הפעולה.

אנחנו לא משתמשים בתוכן המסמכים שלכם כדי לאמן מודלים. מומלץ לא להזין לכלי ה-AI מידע אישי או רגיש שאינו נחוץ למשימה.

אנחנו לא מוכרים מידע אישי. אנחנו משתפים מידע רק עם ספקים שמסייעים לנו להפעיל את השירות, במידה הנדרשת לתפקידם ובכפוף להתחייבויות לסודיות ולאבטחת מידע:

בנוסף, נמסור מידע:

• לחותמים האחרים ולשולח של אותו מסמך: המסמך החתום ותעודת ההשלמה, כולל פרטי האימות של כל חותם;
• למערכות שהלקוח חיבר בעצמו (API, Webhook, עוזר הוואטסאפ), לפי ההגדרות שלו;
• לרשות מוסמכת או לפי צו שיפוטי, כשהדין מחייב, ובמידת האפשר נודיע ללקוח מראש;
• לרוכש או לגוף ממוזג, במקרה של מיזוג, רכישה או העברת פעילות, בכפוף לשמירה על מדיניות זו.

על הוספה או החלפה של ספק משנה שמקבל מידע אישי נעדכן את הרשימה בעמוד זה.

מסד הנתונים, הקבצים ושרתי היישום נמצאים באיחוד האירופי (פרנקפורט, גרמניה), ושליחת הדואר האלקטרוני מתבצעת מאירלנד. האיחוד האירופי מוכר כיעד שמותר להעביר אליו מידע מישראל לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע למאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001.

חלק מהספקים מעבדים מידע גם מחוץ לאיחוד האירופי, ובפרט כלי ה-AI (ארצות הברית), תשתית WhatsApp, Cloudflare והתחברות עם Google. העברות אלה נעשות לפי התקנות האמורות, על בסיס התחייבויות חוזיות של הספקים לשמירה על המידע, ובמידה הנדרשת לשירות שביקשתם.

• חשבון ומשתמשים: כל עוד החשבון פעיל, ועד 90 יום אחרי סגירתו.
• מסמכים, פרטי חותמים ויומני ביקורת: כל עוד הם שמורים בחשבון הלקוח. הלקוח קובע מתי למחוק אותם, ולאחר סגירת החשבון הם נמחקים בתוך 90 יום. יומן הביקורת נשמר יחד עם המסמך שאליו הוא שייך, כי הוא חלק מהראיה לחתימה.
• קודי אימות חד-פעמיים: נשמרים כגיבוב בלבד ופגים בתוך דקות.
• רישומי חיוב וחשבוניות: לתקופה שדיני המס מחייבים (בדרך כלל 7 שנים).
• גיבויים ויומני שרת: נמחקים במחזור הרגיל שלהם, בדרך כלל עד 30 יום.

אנחנו נוקטים אמצעים ארגוניים וטכנולוגיים סבירים, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), ובהם: הצפנה בתעבורה (TLS) ובאחסון, אימות חותמים בקוד חד-פעמי, חותמת דיגיטלית בתקן PKI וטביעת אצבע SHA-256 לכל מסמך חתום, יומן ביקורת משורשר, שמירת סיסמאות, קודי אימות ומפתחות API כגיבוב בלבד, הרשאות לפי תפקיד, הגבלת ניסיונות, והגבלת הגישה של צוות EASY2SIGN למידע לפי הצורך.

פירוט נוסף בעמוד האבטחה. אין שיטה שמבטיחה הגנה מוחלטת. אם יתרחש אירוע אבטחה חמור, נפעל לפי הדין, לרבות דיווח לרשות להגנת הפרטיות, ונודיע ללקוחות שהמידע שלהם נפגע בלי דיחוי בלתי סביר.

לפי חוק הגנת הפרטיות, ובכפוף לחריגים שבו, אתם זכאים:

• לעיין במידע שלכם שמוחזק במאגר (סעיף 13 לחוק);
• לבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק);
• לבקש שלא נפנה אליכם בדיוור ישיר ולהימחק מרשימת דיוור (סעיף 17ו לחוק), ולהסיר הסכמה לקבלת פרסומות בכל עת;
• לבקש למחוק את החשבון ואת המידע שבו, בכפוף למידע שחובה עלינו לשמור לפי דין.

את הבקשה שלחו ל-support@easy2sign.co.il מכתובת הדואר האלקטרוני של החשבון. נאמת את זהותכם לפני הטיפול ונענה בתוך 30 יום. חותמים מתבקשים לפנות קודם לעסק ששלח את המסמך (ראו למעלה). אם אינכם מרוצים מהטיפול, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

השירות משתמש רק בעוגיות ובאחסון מקומי חיוניים: עוגיית התחברות מאובטחת (Session), הגנה מפני זיופי בקשות (CSRF), סימון שסיימתם את שלב ההיכרות, וזיכרון מקומי של העדפות תצוגה וקוד קופון שהוזן בהרשמה. בלי אלה השירות לא יכול לעבוד, ולכן אין צורך בהסכמה נפרדת להם.

כרגע איננו משתמשים בעוגיות סטטיסטיקה, פרסום או מעקב של צד שלישי. אם נוסיף כאלה, נעדכן את המדיניות ונבקש את הסכמתכם כשהדין מחייב.

הודעות שירות (הזמנות לחתימה, קודי אימות, עדכוני סטטוס, חיוב ואבטחה) הן חלק מהשירות. דיוור שיווקי נשלח רק בהתאם לסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ״ב-1982, וכל הודעה כזו כוללת דרך להסיר את עצמכם. לחותמים איננו שולחים דיוור שיווקי.

פתיחת חשבון מותרת מגיל 18 בלבד, ואיננו אוספים ביודעין מידע על קטינים לצורכי השירות שלנו. לקוח ששולח מסמך לחתימה של קטין, או מסמך שכולל מידע על קטינים, אחראי לקבל הסכמה של הורה או אפוטרופוס כשהדין מחייב. אם נודע לכם שנמסר לנו מידע על קטין שלא כדין, כתבו לנו ל-support@easy2sign.co.il.

נעדכן את המדיניות כשהשירות, הספקים או הדין משתנים. על שינוי מהותי נודיע בדואר האלקטרוני של החשבון או בהודעה בשירות לפני שייכנס לתוקף. תאריך העדכון האחרון והגרסה מופיעים בראש העמוד.

ירדן שי אחזקות בע"מ, ח.פ. 516628021, קומבה 10, חדרה.

הממונה על הגנת הפרטיות: נתנאל שמש (office@bestlinks.co.il). לפניות בנושא פרטיות ולמימוש זכויות: support@easy2sign.co.il (נא לציין ״פרטיות״ בנושא ההודעה).